مقایسه‌ی سرویس‌های ارتباط تیمی با برنامه‌های مدیریت پروژه- بخش اول

مدیریت پروژه چیست؟

تصور کنید به‌عنوان مدیر پروژه در یک شرکت نرم‌افزاری مشغول به‌کار هستید و قرار است شما تمام پروژه‌های درحال اجرا یا پروژه‌های پیشرو را مدیریت کنید. خوب می‌دانید که در مدیریت پروژه با مفاهیمی ازجمله مدیریت زمان، روند پیشرفت پروژه‌، مقدار تخصیص منابع،اهداف کوتاه و بلند مدت و زمان‌بندی، سر و کار داریم. درواقع اگر بخواهیم با نگاهی علمی‌تر مدیریت پروژه را بررسی کنیم می‌توان گفت براساس تعریف، مدیریت پروژه عبارت است از: فرآیندی در جهت حفظ مسیر پروژه، برای دستیابی به تعادلی اقتصادی و قابل قبول، بین سه عامل زمان، کیفیت و هزینه که از ابزار و تکنیک‌های خاص خود در حین اجرای پروژه، برای انجام این موضوع کمک می‌گیرد. کنترل پروژه در واقع، اجرای دقیق و کامل یک برنامه‌‌ی مدون برای پروژه است، به‌طوری‌که هنگام خروج از برنامه، بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی‌ترین فعالیت‌ها، پروژه را به نزدیک‌ترین حالت ممکن در مسیر اصلی خود بازگرداند. برای رسیدن به این هدف، کنترل پروژه از سه عامل بهره می‌گیرد:

 ۱. تعیین وضعیت واقعی پروژه

۲. مقایسه‌ی وضعیت واقعی با برنامه

۳. درنظرگرفتن اقدامات اصلاحی

کافی‌ست مروری بر موارد بالا داشته باشیم تا متوجه شویم مدیریت پروژه، فعالیتی پیچیده، دقیق و منظم است و به‌همین دلیل است که برای مدیریت پروژه، باید از ابزارهای دقیق الکترونیکی و نرم‌افزاری استفاده کرد. قبل از شروع انقلاب دات کام، در اواخر دهه‌ی نود میلادی بسیاری از کسب‌و‌کارهای مختلف به‌خصوص آن‌هایی که با فعالیت‌های پروژه‌محور، سروکار داشتند به‌صورت سنتی اداره می‌شدند. به این ترتیب که بروکراسی اداری همراه با حجم زیادی از ارسال و دریافت کاغذهای مختلف انجام می‌شد. با این روند، غیر از اینکه سرعت انجام مدیریت پروژه کاهش پیدا می‌کرد پروژه هایی جدید هم برای گزارش گیری از نامه‌ها و اسناد اداری تعریف می‌شد.

فرض کنید یک مدیر ارشد نیاز به گزارشی از فعالیت های انجام‌شده در بازه‌ی زمانی ۳ ماه روی یک پروژه‌ی خاص داشته‌باشد. درخواست این مدیر باید از راه یک نامه به بخش بایگانی اسناد برود تا کارکنان این بخش در یک فرآیند وقت‌گیر، اسناد پروژه را جست‌وجو و ارائه کنند . در مرحله‌ی بعد، این مدیر ارشد باید ساعت‌ها وقت صرف بررسی مطلب موردنظرش از بین اسناد مربوطه کند. پیچیدگی و کندی این فرآیند، از رکود و یک‌نواختی سازمان حکایت می‌کند.

بعد از آغاز دوره‌ی انقلاب فناوری، به‌خصوص تا اوایل قرن بیستم و توسعه‌ی شرکت‌های نرم ‌افزاری، حوزه‌ی خدمات مربوط به نرم افزارها نیز تاحد زیادی گسترش پیدا کرد. همین داستان باعث شد پای شرکت‌های زیادی به مدیریت پروژه باز شود و آمار نرم‌افزارهایی که وظیفه‌ی مدیریت و تسهیل گردش کار سازمان‌ها را به کمک فناوری‌های نوین و بسترهای جدید ارتباطی به‌عهده می‌گیرند بیشتر شود. درواقع این نرم‌افزارها، با ارائه‌ی پلتفرمی خاص، به صاحبان پروژه، امکانات مدیریتی می‌دهند. مهم‌ترین عنصر در بحث مدیریت پروژه را می‌توان تقسیم وظایف کاری روزمره، بین اعضای پروژه و دریافت گزارش‌های دقیق و محاسبه‌ی پیشرفت پروژه دانست. هر چقدر معماری تیمی از نظر منابع انسانی و سیستم سلسله‌مراتبی به‌شکل دقیق‌تری، رعایت شده‌باشد بنیان‌های مدیریت پروژه، استحکام بیشتری خواهند داشت.

همان‌طور که می‌دانید مشهورترین نرم افزار مدیریت پروژه در دنیا، نرم‌افزار شرکت مایکروسافت با عنوان MS Project  است. این نرم‌افزار، در مواجهه با انواع پروژه‌های متنوع در صنایع مختلف، امکاناتی گسترده و کامل ارائه می‌دهد. بیشترین محبوبیت این نرم افزار را می‌توان به‌علت امکانات قوی در زمینه‌ی Plan ،Resource ، Budget ، analyze و Gantt chart  دانست.

به اعتقاد نگارنده، نرم افزارهای مشهور مدیریت پروژه ازجمله همان MS Project  بیشتر در محیط‌های بسیار بزرگ و دارای فرآیندهای پیچیده‌ی کاری قابل استفاده هستند. در حالی‌که تیم‌های کاری از نظر شکل‌گیری و تقسیم وظایف روز به روز در حال تغییر هستند. در واقع شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ، تیم‌هایی متعدد اما کوچک دارند و به‌جای اینکه با یک تیم ۲۰ نفره کار کنند ترجیح می‌دهند با ۴ تیم ۵ نفره و حرفه‌ای کار کنند. درنتیجه یک شرکت ۲۰ نفره، تبدیل به ۴ تیم یا شرکت ۵ نفره با وظایف متنوع می‌شود. هر کدام از این تیم‌ها به‌خودی خودمی‌توانند با یک نرم‌افزار مدیریتی کم‌حجم و ساده و شسته رفته کارهای خود را مدیریت کرده و  پیش ببرند. بنابراین می‌توان گفت که دنیای امروز به‌خاطر سرعت زیاد تحولات به نرم افزارهایی مدرن روی آورده است. برای مثال می‌توانیم به ترلو  (Trello) اشاره کنیم. در واقع، ترلو نرم‌افزاری سبک، کم‌حجم، با کاربردپذیری بسیار بالاست. کاربران می‌توانند به‌سادگی آن را نصب و استفاده کنند. درباره‌ی نقطه قوت ترلو می‌توان، به سادگی آن اشاره کرد و درباره‌ی نقطه ضعف هم می‌توان از کمبود امکانات برای تقسیم وظایف و پروژه‌های مختلف نام برد.

در این بخش، درباره‌ی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه صحبت کردیم. همراه ما باشید تا در بخش دوم از روند پیشرفت فناوری در سرویس‌های ارتباطی و مدیریت پروژه صحبت کنیم.